Проектор для презентации это лицо вашего мероприятия или 6 секретов успешного ивента.

Разумеется, нет одного секрета, который гарантирует успех проводимых бизнес-презентаций и совещаний, но есть совокупность деталей, которые могут существенно повлиять на результат. Мы выделили 6 наиболее важных составляющих, которые приблизят вас к успеху.

Позаботьтесь заранее о таких вещах как:

1.Приглашения всем участникам.

2.Доклад.

3.Проектор.

4.Раздаточные материалы.

5.Правильный выбор помещения.

6.Подготовка презентации.

1. Приглашения всем участникам

Письменные приглашения всем участникам – это не только требование делового этикета, но и возможность показать вашу заинтересованность в мероприятии, подчеркнуть важность для вас каждого приглашенного. Обязательно укажите дату и время проведения мероприятия.

Лайфхак:

• продублировать ваши приглашения по электронной почте не займет много времени, но напомнит о времени и дате проведения;
• укажите контакты сотрудника, кто сможет пояснить детали, подскажет как добраться до места проведения;
• пусть на приглашениях будет изображена карта с местом, куда нужно ехать, так вы покажете, что вы продумали даже такие детали.

2.Доклад

Сделайте ваш доклад убедительным и лаконичным, разбавьте его интересными примерами. Подготовьте ответы на самые часто задаваемые вопросы, будьте готовы дискутировать с участниками. Не затягивайте доклад, потренируйтесь до выступления, чтобы во время презентации доклад звучал естественно, без пауз.

Если в докладе есть слабые стороны, презентация всегда выручит, и даже если вы забудете о чем-то рассказать, это можно будет увидеть на слайдах.

Главный лайфхак: делегируйте обязанности при организации бизнес-презентации!

Назначьте ответственных, которые своевременно позаботятся обо всех деталях, сделают качественную презентацию и доклад, закажут пригласительные, подготовят раздаточные материалы, вовремя арендуют помещение и возьмут на прокат проектор.

3.Проектор.

Как правило, успех наполовину зависит от выступающего, а наполовину – от визуальной составляющей презентации. Поэтому достаточное внимание уделите подготовке презентации, выбору и установке проектора для ее показа (ни в коем случае не заставляйте участников рассмотреть что-то у вас в ноутбуке!).

Практически ни одна деловая презентация, ни одно официальное мероприятие не обходится без проектора. Всегда нужно помнить, что примерно для 50% людей основной канал восприятия информации – визуальный. То, что будет показано на проекторе, будет воспринято и запомнится гораздо лучше, чем то, что скажет докладчик.

Как выбрать самый подходящий проектор для презентации? Обратите внимание необходимо на технические характеристики – оптимальным станет проектор с шириной экрана 2,5-3 метра., а яркость должна быть не менее 3000Лм. Если бизнес-презентации (семинары, совещания) вы проводите не чаще, чем несколько раз в месяц/год, целесообразнее брать проектор напрокат (стоимость аренды проекта в г.Минске в среднем от 30 до 90 BYN/сутки или 15-45 долларов).

Лайфхак:

• для правильного отображения картинки и передачи цвета предусмотрите место, где будет установлен проектор, позаботьтесь заранее о возможности затемнения помещения (уточните наличие жалюзи на окнах).
• если вы берете проектор на прокат, уточните возможность отображения файлов документов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) и Adobe PDF с SDHC-карты без использования дополнительного оборудования или возможность работы с ними на ноутбуке, проверьте заряд аккумулятора перед началом работы.

4.Раздаточные материалы.  

При подготовке проведения бизнес-презентации не меньшее внимание, чем самому тексту доклада, необходимо уделить тем материалам, которые участники заберут с собой.

Обратите внимание на формат, качество бумаги, наличие всей информации о вашей компании, товарах или предоставляемых услугах и ценах, актуальность ссылок на социальные сети. Меньший формат и более тонкая бумага удешевит стоимость буклетов, но может ухудшить восприятие информации.

Пусть в раздаточных материалах обязательно будет указан порядок проведения презентации, регламент выступления гостей, темы выступлений, имена выступающих.

Лайхак:

• не допускайте, чтобы для раздаточных материалов использовались ксерокопии прайс-листов и буклетов с плохим качеством печати, если вы хотите, чтобы клиенты остались с вами;
• черно-белое изображение не так привлекательно для потенциального покупателя, не всегда можно рассмотреть детали, прочитать цифры

И конечно, качество раздаточных материалов говорит о том времени и силах, которые вы вложили в подготовку мероприятия.

5.Выбор помещения.

При выборе помещения, где будет проходить презентация, удостоверьтесь, что в него помещаются все приглашенные гости, имеется достаточное количество столов, стульев, вешалка для верхней одежды. Помещение должно быть достаточно светлым, но с возможностью уменьшить освещенность для комфортного восприятия информации с проектора, с температурой 20-23 градуса (уточните наличие кондиционера и отопления).

Лайфхак:

• на усмотрение организатора может быть выделено время для проведения кофе-паузы и оформлена соответствующая зона. Там можно поставить воду, чай, кофе, сладости, пластиковую посуду. Даже если кофе-пауза не предусмотрена, позаботьтесь, чтобы на столах обязательно была вода и пластиковые стаканчики.
• для того, чтобы участники легко нашли место проведения презентации, сделайте указатели при входе и внутри помещений, если проход запутан, пусть кто-то встретит участников

6. Подготовка презентации.

Чем креативнее и интереснее будет презентация, тем лучше она запомнится. При этом оформление должно идти на втором месте за качеством, всегда остаются правила, которым рекомендуется следовать, чтобы информация легко воспринималась.

При подготовке презентации используйте фирменный стиль и цвет компании для оформления слайдов, укажите логотип, на первом слайде – тему презентации и докладчика, закончить показ презентации можно слайдом «Спасибо за внимание».

Не выбирайте слишком темный цвет фона, такие слайды плохо читаются, от них устают глаза, необходимость постоянно всматриваться в презентацию может раздражать участников.

Содержание презентации должно отражать то, о чем говорится в вашем докладе, при этом могут быть представлены дополнительные факты, более подробные таблицы и списки, если в докладе на этом не планируется останавливаться подробно. Сильной стороной презентации является возможность показать наглядные диаграммы, схемы, фотографии до/после, либо видео, как может использоваться ваш продукт или услуга. Даже если участники презентации устанут вас слушать, они всегда будут с удовольствием смотреть хорошо сделанную презентацию.

Лайфхак:

• для подготовки презентаций используйте последние версии программного обеспечения, т.к. они предоставляют более широкие возможности, не злоупотребляйте спецэффектами;
• пусть в презентации будут слайды, которые обзорно познакомят участников с ситуацией на рынке, основными тенденциями, работой конкурентов
• не поленитесь еще раз внимательно перечитать текст презентации (попросите об этом нескольких сотрудников), сверьте цифры с докладом, убедитесь в отсутствии грамматических ошибок, которые могут испортить впечатление от презентации.

 Татьяна Котова.

Копирование материалов допускается только с указанием источника и активной ссылкой на  наш сайт!